Neplýtvejte časem

„Čas jsou peníze“

Každý z nás má jen omezenou dobu k tomu, aby stihnul, co stihnout chce, aby našel životního partnera, založil rodinu, rozvinul podnikání nebo kariéru. Každému z nás lidově „odkapává stejně“, a než se nadějeme, budeme mít život za sebou. Možná se vám moje slova zdají surová, ale tak to prostě je. A je lepší si tento fakt uvědomit, než svůj život na konci hodnotit se slovy, že jsme ho polovinu proseděli u televize a ten zbytek proflákali řešením neustálých problémů. V oblasti práce je čas důležitý a také velice cenný artikl. Umíme s ním však pracovat? Jsme schopni pracovat tak, abychom v práci trávili méně času a naopak byli na golfu, s rodinou nebo jsme přemýšleli o vylepšování našeho života? Jak tedy zacházet s časem tak, abychom byli v práci efektivní?

V první řadě strategické!

Lidský mozek nás někdy obelhává a v oblasti práce to umí bravurně. Po příchodu do kanceláře mnozí z nás začínají pracovní den něčím, co není tak vyčerpávající. A tak se první na řadu dostávají administrativní záležitosti, emaily, pošta a nedůležité telefonáty. Jak jste si však jistě sami všimli, z jednoho emailu se stane problém většího rázu a chvíle lehké administrativy nám přeroste v celé dopoledne. Hurá, je tu oběd. Po něj odpolední metabolický útlum a najednou máme čtyři hodiny odpoledne. Nyní se chcete vrhnout na to důležité? A chce se vám? Nikoliv. To, co popisuji, je jeden z nejčastějších negativních manažerských návyků, který způsobuje odkládání strategických úkolů, a tím prodlužuje například dobu rozvoje vaší společnosti či pracovního postupu. Pokud jste na manažerské pozici či vlastníte společnost, měli byste strategickou činností trávit optimálně 80% času.

Váš úkol:

Až přijdete do práce, zkuste nejprve udělat to, na co máte nejméně chuť. Jistě to bude nějaký důležitý nebo dlouhodobý úkol, do těch se chce vaší hlavě nejméně.

Nekontrolujte emaily

Jak jsem avizovala výše – čtení emailu vám může způsobit kompletní změnu denního programu. Není nic horšího, než když před odchodem z práce naposledy stáhnete emailovou poštu – je velice pravděpodobné, že zde objevíte něco, co vás zdrží.

Váš úkol:

Stahujte poštu maximálně dvakrát denně. Po příchodu a například po obědě, kdy máte metabolický útlum.

Mějte jasný plán

Je vám to k smíchu? Já osobně nejsem schopna bez seznamu úkolů pracovat. Všechny nutné úkoly si napište na papír a ty, které jsou strategické, označte barevně. Na každý den si vyberte maximálně 5 úkolů, z toho samozřejmě minimálně jeden strategický. Až úkol splníte, škrtněte jej. Úkoly, které vám v pátek zbývají, se přesouvají na další týden. Vypisování úkolů na papír má mimochodem další výhodu – díky tomu, že jste vše vypsali na papír, budete lépe spát a nebudete mít strach, že jste něco zapomněli.

Váš úkol:

Na začátku nového týdne si sepište seznam všech úkolů, které vás čekají. Strategické označte červeně.

Delegujte

Každý o delegování ví a nikdo jej neprovádí. A proč? Jako majitelé firem se domníváme, že sami daný úkol uděláme nejlépe a podřízení jej nezvládnou. Někdy se také obáváme požádat ostatní nebo se strachujeme o svoji pozici. Mnozí z nás se až masochisticky cítí dobře, když dřou do večera – ale to je na jiný článek. Tedy, pokud chcete mít více volného času, napište si seznam všech vašich aktivit. Jste v některých zastupitelní? Tak ty delegujte a nechte si jen ty, které můžete vykonávat jen vy.

Váš úkol:

Sepište si seznam všech vašich aktivit a stanovte si, které můžete delegovat. Ty předejte, a pokud jste v pozici zaměstnance, požádejte nadřízeného o pomoc.

Stanovujte si termíny dokončení práce

Velice se mi osvědčilo stanovování termínů dokončení práce formou písemného zápisu, a to nejen v kontrolování sebe, ale i podřízených. Pro dodržování termínu používám pravidlo 3x a dost, o kterém se můžete dočíst zde: 3x a dost . Termíny vám způsobí, že se důležité úkoly pro rozvoj nikam neztratí a máte kontrolu nad vaší prací.

Váš úkol:

U důležitých úkolů si stanovte datum jejich dokončení. Přečtěte si článek o metodě 3x a dost :-) .

Další jednoduché pomůcky:

Nezvedejte telefony z neznámých čísel (pokud vás budou potřebovat, zavolají znovu)
Neřešte více úkolů najednou a věnujte se vždy jen jednomu, než ho dokončíte.
Zbytečně dlouho netelefonujte a nepište si s blízkými přes den.
Nepřejídejte se přes oběd (mozek se odkrví a vy nebudete schopni přemýšlet)
Hodnoťte zpětně vaši práci (každý půlrok, rok) – vidíte ve své práci posun?
Pokud pracujete na důležitém úkolu, zkuste to mimo kancelář (o samotě).

Objednejte si nové praktické CD Aleše Kaliny o Emočních rovnicích
Objednejte si nové motivační CD Aleše Kaliny- „I ty se můžeš cítit dobře“

Stáhni si PDF verzi